PLANTILLA
FORMATO EXCEL
Versión
2.0F
PLANTILLA
PARA IMPRIMIR FORMATOS
PREIMPRESOS
FORMULARIOS PREIMPRESOS Y FORMAS IMPRESAS
USANDO MICROSOFT EXCEL
VERSION
MILIMETRICA "SIN ESCANEAR", "SIN FONDOS"
"SOLO DEBE COLOCAR LOS CAMPOS"
¿Para
que sirve?
Es
una plantilla creada en Microsoft
Excel, que permite llenar cualquier formato preimpreso
como
facturas, cotizaciones, ordenes
de compras, comprobantes de egresos comprobantes de
ingresos recibos de cajas
impuestos de renta, cheques etc. Es resumen cualquier
documento impreso
que requiera llenar, puede
usar esta extraordinaria utilidad.
¿Cómo
funciona?
Parte
de la siguiente IDEA:
Para
llenar un formato solo se
requiere saber en que coordenadas se va a imprimir cada
campo.
las coordenadas deben
ser dadas en centimetros y milimetros. Cuando hablamos
de
coordenadas estamos hablando de
margen superior y margen izquierdo de cada campo.
En
un formato usualmente se manejan
dos tipos de datos tipo ENCABEZADO y tipo DETALLE
Ejemplo
de encabezado numero de
factura,
fecha, nombre cliente es decir son aquellos
que
aparecen solo una vez. El
otro tipo de campo es el Detalle que es que aparece varias
veces
en el formato. Ejemplo los items de
los productos de una
factura. como referencia
descripcion
y precio.
Ahora
para le llenar el formulario
requerimos las medidas tomadas siempre del margen superior y
del margen izquierdo.
Recuerde que debe tomarse siempre del borde de hoja tanto superior como
inferior. aqui un ejemplo
gráfico Superior 1.5 cms e Izquierdo 7.8
cms.
CAMPOS
DETALLES
Son
los que se presentan mas de una
vez en el formato
Aqui
por ejemplo los campos
quedarian asi
codigo
M. Superior 7 cms e Izquierdo
2 cms
Descripcion
M. Superior 7 cms e
Izquierdo 5.3 cms
valorunitario
M. Superior 7 cms e
Izquierdo 15.3 cms
Ahora
debemos medir en cms las
separación entre la primera fila del
detalle
y la segunda aquí por
ejemplo es 0.4 cms.
luego
debemos contar las filas del
detalle. Aquí por ejemplo tenemos 4
filas . Y
HEMOS TERMINADO
YA TENEMOS EL 80% DEL FORMULARIO
LISTO
PARA
IMPRIMIR.
("La
exactitud de la toma de medidas
nos garantizan una optima impresión del formato")
¿Cómo
se hace ?
Se
hace a tráves de Microsoft
Excel asi:
en
Excel colocamos los campos en el
orden y ubicación que nosotros queramos con como ejemplo vamos
crear un formato de una
factura.
Ya
creamos el fomato de la factura
en Excel, le hemos ingresado datos de ejemplo
y
ahora insertar como
comentario lo siguiente:
ubicamos
el cursor en la celda por
ejemplo donde esta el numero
oprimimos
botón alterno e
insertamos el comentario asi:
Ejemplo:
nro*C7*3.2*3.9
nro
= campo
C7 =la
dirección de
la celda donde se encuentra el campo.
3.2
es el valor en cms del margen superior del campo.
Esta
medida es tomada por usted en su formato.
3.9
= marquen izquierdo
Como
se ve estos datos estan separados por asteriscos.
Asi debe
hacerse por
cada campo tipo encabezado.
Como
vemos en muy sencillo ahora
vamos a trabajar el detalle
Necesitamos
esta información
un nombrecorto sin espacios
ej.
codigo
la
columna donde va el campo ej, B
el
margen superior ejemplo 6 cms
el
margen izquierdo ejemplo 1 cms
la
lingitud maxima del campo en
caracteres
el
numero de lienas para detalle
siempre es 1
y
ya tenemos listo el formato de lo
demas se encarga
JFKSOFT
FORMATO EXCEL
VENTAJAS
Y BENEFICIOS DE FORMATO PREIMPRESO EXCEL
- Requiere Minimos
conocimientos de Microsoft Excel
- Como es una plantilla
se
hace solo una vez y sirve para toda la
vida
- Si cambia el formato
solo
requiere pequeños ajustes
- Como es una plantilla
puedo
diligenciar varios formatos al tiempo
- Puede proteger las
celdas, y
dejar solo las de llenado para que
el cursor salte solo a los campos de llenado
- Puede crear formulas y
hacer
calculos para que los campos se
llenen de forma automatica
- Puede usar negrita en
algunos campos y subrayados para resaltar
al momento de imprimir el formato
- Nosotros usamos formas
minerva para Factura, pero usted puede
adquirir con otros fabricantes y tambien sirve
- Puede sacar una copia
al
oriiginal y puede imprimir 2 copias
ORIGINAL Y BORRADOR
- Puedo mandar a hacer
su
papeleria y usar esta plantilla para
sistematizarla
- Guarda una copia del
formato
en una base de datos
- Puede consultar un
numero de
factura para el caso del
ejemplo
- Puede dejar
información predeterminada en su plantilla
para no tener que digitar
- Convierte el valor
total a
letras (funcion creada por nosotros)
- Nosotros le brindamos
el
apoyo para que su formato sea optimo al
diligenciarlo
- Nosotros tenemos un
bloq en
donde vamos a convertir
nuestro producto en ünico con su ayuda
- Porque una plantilla
de
excel y no un programa (Porque podemos
crear desde lo mas sencillo hasta los mas complejo)
- Puedo partir el
formulario
en varias plantillas e imprimirlo
- Puede organizar
formularios
y por cada uno de ellos tener una
base de datos
- Puede proteger el
formulario
y solo con una clave hacerle cambio
- Puede generar un
consecutivo
para su formato y numerar de forma
automatica
- Puede extraer de la
fecha de
forma automatica dias,mes,
años, semanas aplicando funciones propias de excel
- Puede hacer sumas,
restas,
totales y cualquier formula aplicable
a su formulario inclusive puede crear su propia formula
- Puede acceder desde
una Red
a su plantilla e imprimir su formato
en una impresora de RED
- Puede por ejemplo
imprimir
La Copia Original en una Impresora y
el Borrador en Otra
- Puede imprimir su
formato de
forma remota usando cualquier
programa de Conexion remota(Explicamos como hacerlo)
- Puede imprimir desde
su
plantilla en una impresora remota
(Explicamos como hacerlo)
PREGUNTAS FRECUENTES DE FORMATO PREIMPRESO EXCEL
- ¿Tengo
mis facturas
preimpresas me sirve esta solución? Si, puede usar formato
excel
para esta tarea. con las multiples ventajas que esto genera,
mejor presentación, rapidez y precision, el formato se crea
una
sola vez y puede usarlo las veces que se requiera.
- ¿Puedo
usar cualquier
impresora para imprimir mi forma preimpresa? efectivamente cualquier
impresora se puede usar, tenga en cuenta que si usa formas
con
original y copia las mejores para ese trabaja son las impresoras de
matrix de punto. Aunque si no tiene de estas
impresoras puede imprimir una copia con el original
y luego
imprime la copia
- ¿Puedo
crear una plantilla
para un formato preimpreso de varias hojas? Si, por ejemplo se crean 3
plantillas para cada hoja del formato de 3 hojas
- ¿Puedo
trabajar con formatos
de diferentes tamaños ? Si, cualquier formato se puede
trabajar
depende mas de su impresora
- ¿Cuantos
formularios
puedo trabajar con esta plantilla? Todos los que requiere es decir
ilimitados.
¡¡¡
Si le parece que esta plantilla de Microsoft Excel le sirve para
su trabajo y desea comenzar a crear su propio formato descargue este
ejemplo !!!
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